日本领馆要求材料按照会名单顺序排放，并将表格放至最上面（如申请多次签证还需提供多次申请书，并在材料袋上注明）。

　　1、持外交、公务护照者任访问团的团长时：
　　（1）护照
　　（2）签证申请表1份（自2012年5月1日起使用新表，可复印，团长表格需加盖领馆公章）
　　（3）照片一张（白色背景）
　　（4）逗留日程表(出访单位和邀请方提供都可，按日方统一格式）
　　2、 持因公普通护照者任访问团的团长时：
　　（1）护照
　　（2）签证申请表1份（自2012年5月1日起使用新表，可复印，团长表格需加盖领馆公章）
　　（3）照片一张（白色背景）
　　（4）邀请方提供的盖有公章的招聘理由书原件（含出访人员名单）
　　（5）邀请方提供的逗留日程表原件
　　3、 其他
　　对于个案，也有可能在受理签证后要求补充其他材料
　　签证申请表用中文填写、照片规格是4.5cmX4.5cm或4.5cmX3.5cm
　　4、签证时间:5个工作日。
　　5、除劳务外的研修签证：
　　（1）在留资格证书（一正本、一副本）
　　（2）派遣单位与邀请单位的研修协议；出访人与派遣单位的研修协议。
　　（3）一张签证申请表、一张照片。
　　注：
　　1、持因公护照过境日本，转机出机场须办理过境签证。
　　2、日本有一家名称为NPO(日中医学交流中心)的邀请单位已被列入黑名单,今后该邀请方做邀请的申请将会被拒签。
　　3、日本驻上海总领馆通知，自2007年11月20日起，申请进入日本国境的外国人在接受入境审查时，必须接受指纹采集和面部摄像，并接受入境审查官的审查。
　　有义务提供个人识别信息的外国人士，如拒绝提供指纹或面部照片，将不被准许入境，并被命令离开日本。除以下人员可免除外，所有进入日本国境的外国人士均为提供对象。
　　1） 特别永住者
　　2） 未满16岁的人员
　　3）持“外交”或“公务”签证类别进入日本的人员
　　4）由日本国家行政机关首脑邀请的人员
　　5）按日本法务省规定，参照符合3、4之规定的人员。。。